地域活動

【サークルスクエア】LINEでサークルスクエアからのメールを受ける方法

okasan — Wed, 29 Apr 2020 00:03:16 +0000

こんにちは、おかさん（@OtonTech）です。

こども

おとん、サークルスクエアからのメール、見逃しすぎちゃうか！？
ちゃんとチェックしてや～

おかさん

PTAとか地域活動以外の他のノイズが多すぎるから、しゃーないねん…

今回は、そういう方に向けた、とっておきの方法

「サークルスクエアのメールをLINEで受ける方法」

を紹介します。

今回の記事は、以下のような方向けです。

メールが多すぎて必要な情報を見逃してしまう
メールではなく、ふだん使っているLINEで通知を受けたい

注意：今回の記事は長文です！

プログラミングやスクリプトなしで、サークルスクエアからのメールをLINEで受ける方法を紹介していますが、手順が少し多いです。

写真メインで手順を分かりやすく紹介しているため、写真点数がかなり多い記事です。

分かりにくい点や、困った点などあれば、いつでもお問合せください。

サークルスクエアの基本的な紹介はこちら！

サークルスクエアとは？PTAや地域活動での使い方を解説

PTAや地域の活動に活用できるサークルスクエアの概要・使い方を紹介。特に良く使う「スケジュール共有・出欠管理」「名簿・グループ管理」「一括メール送信」「アルバム」「ファイル」「スマホ用アプリ」について紹介しています。LINEとサークルスクエアの連携についても書いています。

サークルスクエアからのメールをLINEで受ける方法の全体像

こちらの記事でも紹介しましたが、基本的にサークルスクエアとLINEを直接連携させることはできません。

おかさん

そこで！Webサービス同士を連携させるWebサービスを使います！！

全体像は以下のようになります。

サークルスクエアに登録しているメールは”Gmail”という前提です。

“zapier” で “Gmail” のフィルターをかけ、”zapier” から “IFTTT” にメールを飛ばし、”IFTTT” から “LINE Notify” を使って “LINE” へ通知する、という流れです。
手順は右からさかのぼっていきます。

少しステップが多いですが、これができると他のMailやWeb ServiceともかんたんにLINEと連携できるようになるため、メリットが多いです。

おかさん

Gmail 以外のMailでも Zapier や IFTTT にあれば、この流れとは違ってきますが同じような形でできるよ

IFTTTとは？

IFTTT（「いふと」と読みます）は、数百以上のWeb Serviceを連携できるWeb Service です。

IFTTT - Automate business & home

Get started with IFTTT, the easiest way to automate your favorite apps and devices for free. Make your home more relaxin...

Twitter, Facebook, Instagramなどの各種SNS、Google, Amazonなどのスマートスピーカー、HueやPanasonic Home Navigationなどの電化製品コントロールなど、多くのサービスと連携できます。コンシューマ向けが多い印象です。

おかさん

変わったところではDomino’s pizzaなども！

Zapierとは？

Zapier（「ざぴあ」や「ざぴえる」と読みます）も、IFTTTと同様に多くのWeb Service を連携できるWeb Service です。

Automate without limits | Zapier

Workflow automation software for everyone. Automate your work across 7,000+ app integrations—no developers, no IT ticket...

Zapierも各種SNSなどのサービスもありますが、IFTTTに比べてすこしビジネスよりのサービスが目立ちます。

Salesforce, AWSの各種サービス, githubやasana,slack などのDevOps系など。システム連携系も多いですね。

おかさん

会社の業務でも使っていますが、けっこう便利♪

サークルスクエアからのメールをLINEで受けるステップ

サークルスクエアとLINEを連携させるためのステップは５つ！

手順は少し多いですが、クリックとコピペのみで完成します。

サークルスクエアからのメールをLINEで受けるためのステップ

ステップ１
LINEのメアドとパスワードを設定する
ステップ２
IFTTTで “LINE”、”email” のサービスと連携する
ステップ３
IFTTTで “email to LINE” のFlowを作成する
ステップ４
Zapierで “gmail to gmail” のFlowを作成する
ステップ５
サークルスクエアからmail配信してLINE通知がくることを確認する

ステップ１：LINEのメアドとパスワードを設定する

LINEアプリの”設定”–>”アカウント”からメアドとパスワードを設定しましょう。

既にLINEで、メアドとパスワードを設定している方は、このステップを飛ばせます。

LINEアプリの設定画面

LINEアプリの設定からアカウント設定の画面へ

おかさん

メアドとパスワードはステップ２で使うよ

ステップ２：IFTTTで “LINE”、”email” のサービスと連携する

いよいよIFTTTを使っていきます。HPから、メアドでサインアップするか、他のアカウントを使ってサインインします。

LINEを検索します。

検索結果の “Services” のところからLINEを選択します。

LINE の Service から、”Connect” をクリックし接続します。

ステップ１で設定した、メアドとパスワードでLINEにログインします。

“同意して連携する” を押して、IFTTTがLINEと連携する許可をします。

連携すると、LINEに “LINE Notify” が友達登録されます。

友達登録された “LINE Notify” です。サークルスクエアからのメールはこちらに通知されます。

LINE Notifyの画面

IFTTTとLINE Notifyの連携完了通知

おかさん

これでIFTTTからLINEへ通知する準備が完了！
他のServiceからもLINEと連携できて、けっこう便利♪

次に、IFTTTでEmailを検索して以下のEmail ServiceとConnectします。

利用するメアドを入力します。

入力したメアドにPINコードが送信されますので、そのPINコードをPINの欄に入力します。

おかさん

これでIFTTTで利用するServiceの設定は完了！
手順はあと半分、頑張って！

ステップ３：IFTTTで “email to LINE” のFlowを作成する

いよいよIFTTTでFlowを作成します。

右上のアカウントのところから、”Create” を選択します。

以下の画面になったら、”＋”を押します。

emailで検索すると、ステップ２で連携した ”Email” Serviceが出てくるので選択します。

triggerとして左側の “Send IFTTT any email” を選択します。赤枠部分のアドレスに対して何らかのmailが送信されると、このFlowが動き出しLINEへ通知されます。

おかさん

赤枠部分のメアドは、ステップ４で使うよ

次にアクションの設定です。Thenのあとの”＋”を押して下さい。

”LINE”で検索して、LINE Serviceを選択します。

LINE Serviceのアクションを選択します。

次の画面で通知するメッセージの内容を設定します。ここの内容を変更することで、受けるメッセージの中身を自由に変更可能です。

これで、IFTTTの “trigger” のメアドに、特定のメアド（以下では ”oton.tech” のメアド）から送信されたmailが、LINEへ通知されるFlowが作成できました！

おかさん

triggerのEmail部分を別のServiceに変えることで、いろんなServiceからLINEと連携ができるよ

ステップ４：Zapierで “gmail to gmail” のFlowを作成する

サークルスクエアからGmailに来るmailだけを通知したいため、Gmailのフィルタをかける必要があります。

そのフィルタをZapier 実現しています。

なぜZapierを使うの？

Gmailのmailを、フィルタをかけて、IFTTTのメアド “trigger@applet.ifttt.com” へ飛ばすため、です。

2019年3月30日までは、IFTTTにGmail ServiceがありIFTTTだけで「gmail to LINE」のFlowができたのですが、2019年3月31日以降はIFTTTのGmail Serviceが使えなくなり、代替手段として Webhook を使ったり、GAS(Google App Script) を使ったり、といろいろな工夫がされています。

Gmailのフィルターと転送機能でIFTTTのメアドに飛ばせれば良いのですが、Gmailから転送するメアドは認証が必要なため、IFTTTのメアドには直接飛ばせなくなっています。

今回はノンプログラミングで実現するため、Zapierを使って（サークルスクエアで利用している） GmailとLINEとの連携を行っています。

さっそくZapierを使っていきましょう。

サインアップでアカウントを作成するか、GoogleやFacebookなどの他サービスのアカウントでサインインします。

サインイン直後の画面です。

一番最初のワークフロー（IFTTTのFlowのようなもの）作成画面です。

両方ともGmailを選択し、左側を “New Email” 、右側を “Send Email” として、 ”Use Zap” をクリックします。

ZapierからGmailと連携するために、Gmailにサインインします。

いずれもサークルスクエアで利用している同じGmailアカウントです。

ZapierがGmailにアクセスするための許可画面で、”許可” を押して連携完了です。

ZapierとGmailが連携すると、このようにGmailアドレスが入っている状態になります。

この画面で、左下の “Go to Advanced Mode” をクリックします。

”Advanced Mode” ではこのような画面になります。

まず ”１．New Email in Gmail” をクリックして、設定します。

“Choose Trigger Event” として、”New Email Matching Search” を選択し “CONTINUE” を押します。

“Search String” の欄に、サークルスクエアからくる送信元のメアドを入力します。

おかさん

ここを変更することで、タイトルに特定キーワードが含まれるmailだけ、などLINEへ通知するメールにフィルタをかけることができるよ

既にGmailと連携しているため、実際のデータを例に確認ができます。

次に、”2.Send Email in Gmail” の設定を行います。

ステップ３でメモしておいたIFTTTのメアド “trigger@applet.ifttt.com” を、 “Customize Email” のTo欄に設定します。

From欄にはGmailの自分のメアドを設定します。IFTTTのEmail Service連携で設定したメアドと同じものです。

おかさん

IFTTTへ特定のメアドからmailがきた場合、という条件の元になるメアドになるよ

転送するmailの内容を入れていきます。実際のmailからデータを引っ張ってきてくれているため、内容を見ながら変更できます。

これで Zapier のワークフロー設定が完了です！ “Done Editing” を押しましょう。

Zapier で作成したワークフローを有効にします。一番下のOFFとなっている部分を押してONにしましょう。

右上の部分がONと緑になっていることを確認します。

おかさん

以上で、Zapierのワークフロー作成が完了です！お疲れ様でした！！

Zapier でこのワークフローが実行された場合には、Zapier の画面の左、”Task History” のところから確認できます。

何かエラーが起こっている場合にも、まずここを確認してみましょう。

ステップ５：サークルスクエアからメール配信してLINE通知がくることを確認する

いよいよ最終の確認です。

サークルスクエアから、確認用のmailを送信します。

以下のように、LINE Notify に通知がきました！

おかさん

LINEに通知するmailの内容を修正したい場合は、ステップ４の送信メールの内容を変更！

LINEでサークルスクエアからのメールを受ける方法のまとめ

少し手順が多かったですが、「サークルスクエアのメールをLINEで受ける方法」はいかがでしたでしょうか？

メールだと、どうしても大事な情報が埋もれがちになってしまいます。

サークルスクエアからのメールをLINE通知に一本化することで、大事なメールも見逃さずにすみますね。サークルスクエア以外にも、応用可能です。

おかさん

少しでもお役にたてば、うれしいです
困ったところがあれば、お問合せください

サークルスクエアとは？PTAや地域活動での使い方を解説

okasan — Wed, 30 Sep 2020 15:23:14 +0000

画像出典：pixabay

こんにちは、おかさん（@OtonTech）です。

子供が地域のスポーツクラブに所属しているため、保護者やコーチ間の情報のやり取りが頻繁にあります。またPTA活動や、その他地域活動でも同じように情報共有や連絡手段が必要になっています。

「毎年入れ替わる保護者に確実に連絡するにはどうしたらいいの？」
「過去に使っていた書類ってどこにあるんだろう？」
「引き継ぎ書類、どうすればいいの？」

という悩みに、今はメール、サークルスクエア、LINE、slack など、活動団体・形態により各種サービスを使い分けています。

おかさん

本当は一つにしたいんだけど、メンバーや活動内容によって、どうしても複数つかうようになるんだよねぇ

おかさん

今回はその中でサークルスクエアについて紹介します

＼　サークルスクエアとLINEの連携は以下の記事を参考に！　／

【サークルスクエア】LINEでサークルスクエアからのメールを受ける方法

サークルスクエアとLINEを連携させる一つの方法として、サークルスクエアからのメールをLINE Notifyを使って通知する方法を紹介しています。ノンプログラミングで実現するため、ZapierとIFTTTを利用して、サークルスクエアとLINE連携を行っています。PTAや地域活動での大事なメールを見逃さないよう、LINEへ一本化しましょう。

サークルスクエアとは？

サークルスクエアとは、株式会社シティーズが運営するグループウェアです。後述の有料オプションもありますが、基本的に無料で利用できます。
各種地域の活動に役に立つ機能がたくさんあり、無料版でも十分活用できます。

サークルスクエアのアプリのトップ画面

サークルスクエアはクラウドサービスですので、全ての情報はサークルスクエアのサーバ側で保存されており、ブラウザさえあればどこからでも利用できます。

後述のサークルスクエアのiOSやAndroidのアプリを使えば、スマホからでも便利に使えます。

サークルスクエアの使い方は？

サークルスクエアには20近い機能があり、すべて無料でも使えます。無料の場合、広告が表示されたり、容量が制限されたりはしますが、個人的には地域のクラブやPTA活動では無料版で十分だと感じています。

この中で、良く使っている５つの機能について紹介します。

サークルスクエアの機能一覧

サークルスクエアのスケジュール共有・出欠管理

以前のクラブ活動では毎年紙で配布されていた年間計画ですが、いつも
「夏休み中の試合いつだっけ？」「全国大会の日程は？」
とあちこち探し回ることに…。

ある段階から年間計画をサークルスクエアに入力して管理するようにしました。これが結構便利で、登録・変更・削除も簡単にできますし、ここで登録したイベントに対して出欠確認も簡単にできます。

以下はサークルスクエアのイベント作成の画面です。イベントの詳細や場所、出欠確認、アラーム設定、などを設定可能です。ここで入力しなくても、あとから変更も可能です。

イベント登録の画面

登録したイベントは、こんな感じでサークルスクエア上のカレンダー（スケジュール）から参照可能です。Googleカレンダーとの連携も可能です（サークルスクエアに登録しているイベントをGoogleカレンダーへも登録）。

スケジュールの画面（真ん中に広告が表示されています）

出欠確認が設定されているイベントは、出欠とコメントを回答することができます。

出欠登録の画面　コメントを残すことも可能です

サークルスクエアの名簿・グループ管理

サークルスクエアの良いところは、この名簿とグループ管理です。サークルスクエアは基本的にメールアドレスを持ったメンバーを登録・招待して管理します。この名簿は、下の写真にある項目以外にも追加の項目をカスタマイズして利用することもできます。
例えば、背番号やIDなど、スポーツなどで利用する場合にはこの名簿に情報を入れておけば管理可能となります。

名簿登録画面

そしてグループを予め作成しておけば、名簿で管理する各メンバーが所属するグループを設定することもできます。これが結構便利で、あるグループだけに一括でメールを送る、などが簡単にできます。

所属（グループ）一覧

サークルスクエアの一括メール送信

先に記載したようにグループ（所属）に対して、また個人に対して、全員に対して、一括でメールを送信することができます。またメール送信の履歴も確認することができます。

一括メール送信画面

おかさん

サークルスクエアを使っていて、この機能は便利で良く使います！

LINEの場合、トークのグループを作ってからメッセージを送りますが、サークルスクエアの場合メール配信時にグループを選択できることになります。

サークルスクエアからのメールをLINEへ通知！

【サークルスクエア】LINEでサークルスクエアからのメールを受ける方法

サークルスクエアのアルバム

写真はサークルスクエアのアルバムに入れて共有したり、コメントを入れたりすることができます。アップロード時にサイズは自動調整されます。無料版だと上限が200枚、元画像のダウンロードができない、などの制約はあります。

サークルスクエアのファイル

写真以外のファイル（PDF、ワード、エクセルなど）はファイルとして保存できます。フォルダを作成してファイルを整理することもできます。Dropboxアカウントとの連携も可能です。無料版だと、100MBの上限があります。

サークルスクエアのスマホ用アプリでより快適に活用

サークルスクエアはブラウザから利用できますが、アプリを利用することでより快適に利用可能です。

サークルスクエアのiOSアプリ

サークルスクエアのAndroidアプリ

サークルスクエアとLINEとの連携

サークルスクエアとLINEが連携できれば良いなと思うことがしばしばあるのですが、

基本的にLINEとの連携はできません。

連携と言えるかどうかは微妙ですが、強いて言えば以下の点くらいでしょうか。

１．LINEでサークルスクエアにメンバー招待

サークルスクエアのメンバー招待の方法は以下の３種類です。

メールで招待：招待したい人のメールアドレスを教えてもらい、招待メールを送り、登録してもらう
招待URL：招待用のURLを発行、招待したい人に共有して、登録ページで登録してもらう
QRコード：登録ページのQRコードを招待したい人に読み取ってもらい、登録ページで登録してもらう

この中の、サークルスクエアの招待URLをLINEで共有する、という点が１つ目です。
（単に登録ページのURLをLINEで共有するだけですが…）

２．LINEでサークルスクエアのイベント共有

スケジュール共有のところで登録したイベントは、最初はメンバーのみに公開となっています。

この公開設定を、”限定公開”に変更することで、共有リンクが発行できます。

この共有リンクをLINEで共有すれば、サークルスクエアにログインしなくてもLINE上でイベントを参照することができます。少し連携っぽくなりました。

ただ、イベントの出欠を入力する際には、サークルスクエアへのログインが必要となります。

イベントが限定公開になり、共有リンクが発行された状態

別のサービスを使えばサークルスクエアとLINEとの連携が可能です

【サークルスクエア】LINEでサークルスクエアからのメールを受ける方法

サークルスクエアの有料オプション

サークルスクエアの有料オプションは、「団体オプション」「個人プレミアムオプション」の２つのプランがあります。広告を非表示にしたり、フォルダ容量やアルバムの画像数を増やしたりすることもできます。

おかさん

サークルスクエアの無料版だと、フォルダやアルバムの容量制限があるため、データ保管もサークルスクエアにお任せするなら、選択肢としてありですね！

サークルスクエアに関する最新情報

サークルスクエアはクラウドサービスですので、サーバ側が原因で使えないケースもあります。そうした時に、サークルスクエアの以下のコンテンツで、最新情報を把握しておけば安心です。

サークルスクエアのサポートチームのページ

サポートチームのページでは、問い合わせや要望に対して、またサークルスクエアの機能リリースなどの最新情報が掲載されています。

サークルスクエア公式（@c_sqr）

サークルスクエアの公式ツイッターでは、サービス停止やリニューアル、トラブル時の最新情報などが分かります。

おかさん

サークルスクエアが使えない！サークルスクエアにログインできない！といったときには、まず上記の情報をチェックしてみましょう。

サークルスクエアのPTA/地域活動での使い方のまとめ

この記事では、PTAや地域の活動に活用できるサークルスクエアの概要・使い方を紹介しました。特に良く使う「スケジュール共有・出欠管理」「名簿・グループ管理」「一括メール送信」「アルバム」「ファイル」「スマホ用アプリ」について紹介しました。

サークルスクエアには他にも多数の機能がありますので、ぜひ活用してみて下さい！