Notionとは？メモにTODO管理、プロジェクト管理と万能アプリ！

Notionとは、メモ、文書管理、タスク管理、データベース、などに使えるクラウド型のアプリです。

個人・チームで使え、「オールインワンのワークスペース」という言い方がされていますが、まさにその通りです。

おかさん

私も、仕事でもプライベートでも利用しています！

多くの機能を持っており、かつカスタマイズの柔軟性も高いため、使い方次第で何にでも活用できます。

この記事では、

を紹介します。

Notionとは、個人・チームで活用できる万能アプリ

Notionは、個人でメモアプリやTODO管理として利用したり、チームでプロジェクト管理や文書管理、タスク管理に、というように、幅広い用途で利用できる、まさに「オールインワンのワークスペース」です。

データはクラウドに保管されているため、

のどこからでも、同じデータにアクセスすることができます。

Notionはどこの国の会社？日本語版は？

NotionはアメリカのNotion Labs社により開発、2016年にリリースされました。

その後、2022年11月に日本語版の正式リリースが発表されて以降、日本でも企業・個人ともに急速に広まってきました。

おかさん

IT系のスタートアップだけでなく、大企業でも使われています

Notionを使うメリット

Notionを使うメリットは数え上げるときりがありませんが、個人利用・チーム利用の視点から３つずつピックアップしてみます。

個人でNotionを使うメリット

Notionはチームでの利用を意図して作られていますが、個人で利用するのにも十分使えます。

メモだけ取れれば良い！という場合には他にも使いやすいメモアプリはありますが、Notionは機能が多く、カスタマイズも多様にできるため、一つのアプリで様々な用途に対応できます。

おかさん

コスト的にも、用途的にも、ぜひ一度Notionを試してみてほしいです！

参考記事：『Evernoteから乗り換え検討、NotionとUpNoteとの比較』

無料でも多くの機能が使える

Notionのフリープランは、個人や家族で利用するには十分過ぎるほどの機能があります。

料金プランのセクションで紹介しているように、フリープランで個人で利用する場合、Notionの各ページ内のブロックの数に制限がありません。（Notionの基本となるブロックについては後のセクションで紹介します）

また、同時編集やチャットツールなど外部ツールとの連携も無料でできるため、個人や家族での利用だと問題ありません。

おかさん

私も長年利用したEvernoteからNotionへの乗り換えを行いました

参考：『EvernoteのデータをNotionへ移行、エラーなど注意点は？』

有償化が必要なケースとしては、

• 10人以上のメンバーでコラボレーションしたい
• 複数人でブロック数の制限以上使いたい
• 5MB以上のファイルを添付したい
• Notion AIを使いたい

といった場合でしょう。

おかさん

個人での利用でも、5MB以上のファイル添付やNotion AI利用は、使いたい人も多いのではないいでしょうか？トライアルや月額課金もできるので、一度試してみる価値はあります！

メモ以外にも一つのアプリで様々な用途に使える

メモや文書作成といったテキストデータをためておく以外にも、Notionは色んな用途に使えます。

• TODO管理、タスク管理（参考『Notionでリマインダーを設定する方法』）
• 読書リスト、映画リスト、など各種データベースとして情報蓄積
• Notionカレンダー（これも無料で使える！）でGoogleカレンダーと連携してスケジュール管理
• Webページなどを簡単に保存
• ルーティンワークをオートメーション化
• Notion AIでライティング業務などを効率化

など、数え上げればきりがないほどです。

おかさん

カスタマイズもできるため、ほとんどのやりたいことは実現できます！

テンプレートもたくさんあるため、楽にページを作れますよ

情報の整理がしやすい

Notionの場合、ページ単位、ブロック単位、でデータを動かせるため、ざっくりとページに情報をまとめた後でも、ページ移動、ページの階層移動、ブロックの移動、などがかなり柔軟にできます。

また、どこのページでもデータベースを作成することができるため、データの管理が非常にラクです。

チームでNotionを使うメリット

Notionは個人利用でも有益なツールですが、チーム利用（家族での利用にも）でこそ本領発揮するツールです。

複数メンバーでのコラボレーションに必要な機能が作り込まれており、企業での利用を想定して開発されていることがうかがえます。

おかさん

『Notionでリマインダーを設定する方法』でも紹介している、通知をもらう方法がチームでの利用時にはかなり便利です！

プロジェクト管理やタスク管理にも使える

プロジェクト管理に必要な、タイムライン表示やカレンダー表示、テーブルでの一覧表示など、これまでは複数のアプリを利用していたところを、Notion一つでまかなえます。

また、データベースを持っていることで、タスクやTODOの管理、データ同士のリンクや各種ビューの切り替え、などが手軽にできる点もチーム利用に適しています。

共同編集、同時編集ができる

チーム、複数人での利用の必須機能である、同時編集も当然可能です。

ページ内でブロックが分かれていることが、同時編集をしやすくしているように思います。異なるブロックであれば、問題なく同時編集ができます。

おかさん

私が長年使ってきたEvernoteも同時編集ができるようになりましたが、Notionの同時編集の安定性は素晴らしいです！

他のツールとの連携がしやすい

大規模なチームになれば、Slackなどのコミュニケーションツールや、Githubでのソースコード管理、といった他ツールを利用しているケースが多いと思います。

Notionは、それらのツールとの連携も問題なく可能です。

おかさん

私も会社ではSlackなど各種ツールと連携して利用しています

Notionのサイト上で「コネクテッドワークスペース」という表現がされていますが、まさにツール同士の連携がしやすいワークスペースですね！

Notionの基本的な使い方

初めてNotionを利用する場合でも、特に何も考えずに利用できます。

ただ、ここで紹介するような基本的なところを理解しておくと、より便利に効率よく使えます。

基本的な知識、使い方を中心に紹介します。

Notionのワークスペース

Notionのアカウントを作成すると、自分だけが所属しているワークスペースができます。

今表示しているワークスペース、ワークスペースの切り替えなどは、左上のメニューからできます。

Notionのチームスペース

一つのワークスペース内に複数のチームスペースを作成することができますが、フリープラン／プラスプランの場合には、プライベートなチームスペースを作成することはできません。

チームスペースは、サイドバーの「チームスペース」セクションで確認できます。

チームスペースの作成は、サイドバーの下の方にある「チームスペースの作成」から行えます。

アイコン、チームスペースの名前、説明を入れて「チームスペースを作成」をクリックすれば完了です。

おかさん

チームスペースは特定の領域での情報整理に役立つので、ライターやブロガーでも外注や委託しているメンバーとコラボレーションする場合など、専用のチームスペースを作っておけば便利ですね！

Notionの画面構成

Notionの画面は、大きく左右に分かれており、左がサイドバー（①）、右がエディター（②と③）となっています。

①サイドバー

サイドバーでは、

• 先に紹介したワークスペースの切り替え
• 検索や更新一覧、設定などのコントロールパネル
• チームスペース、お気に入り、シェア、プライベート、など各ページへのアクセス
• テンプレート、インポート、カレンダー、など各種機能

に、簡単にアクセスできるようになっています。

②③エディター

各ページの編集ができるエディターでは、

• ②のページのカバー画像やアイコン部分
• ③のページの内容部分

とに分かれています。②は各ページ毎に自由に設定できます。③については、次のセクションで紹介します。

Notionのページとブロック

Notionを利用するにあたり、特徴的なのがページとブロックです。

Notionのページ

ページは画面構成のところでも紹介した、画面右側部分で、ページは幾つでも階層構造にできます。フォルダの概念はなく、各ページの親子の階層で表現されます。

ページは階層をまたいで自由に移動可能です。

Notionのブロック

ページ内にはブロックと呼ばれる、Notionでの最小単位のパーツを複数置くことができます。

見出しやテキスト、画像、ボタン、などページ内のあらゆる要素がブロックとして扱えます。

またブロックはドラッグ＆ドロップで、好きな位置に自由に動かせます。以下をご覧ください。

Notionの始め方

Notionを使うには、最初にアカウントの作成が必要です。

以下、アカウント登録の方法、ログインの方法、について解説します。

Notionのアカウント登録

Notionのアカウント登録は、NotionのWebサイトから行います。

Webサイトの「Notionを無料で入手」をクリックすると、

Notionのサインアップ画面が開きますので、

• メールアドレスとパスワード
• Googleアカウント
• Appleアカウント

のいずれかでアカウント登録しましょう。（企業などでの利用の場合にはシングルサインオン（SSO）も使えます）

Notionのアカウント登録時に、言語設定を選ぶことができます。

最初は「英語」になっているので、日本語に切り替えておきましょう。

アカウント登録が完了すれば、Notionの初期画面となり、使い始めることができます。

Notionのログイン

NotionをWebブラウザから利用する場合は、NotionのWebサイトからログイン可能です。

右上にある「ログイン」またはサインアップの時と同じく「Notionを無料で入手」をクリックすると、サインアップ同様の画面が出てきますので、さきほど作成したアカウントでログインします。

アプリの場合にも同様です。

アプリを起動するとログイン画面が出てきますので、アカウント情報を入力してログインします。

Notionの料金プラン

Notionの料金プランはフリーと有料が３プラン

Notionは無料でも使えるフリープランがあります。

個人で利用する場合にはあまり不自由ないですが、複数人で利用する（チームで利用）場合や、5MB以上のファイルを添付したい場合など、用途によっては制限がかかる場合があります。

おかさん

そうした場合には、以下の有料プランを検討してみましょう

Notion AIはフリーにも追加できるオプショナルプラン

Notion AIは、先の料金プランとは別の、オプショナルなメニューになっています。

以下のように、追加するプランや支払い方法により、金額が変わってきます。

Notion AIでは以下のような機能があります。

Notion AIはトライアルができるので、ぜひ一度試してみて欲しいのですが、効率が断然上がります！

テンプレートと組み合わせて利用することで、会議の議事録を自動で要約、ブログなどの記事を自動作成、アイデアブレスト、動画のスクリプトを自動作成、など、使い方は無限大です。

Notionを使って、仕事や日々の作業の効率を上げよう！

Notionを使ったことがない方は、ぜひこの記事を参考に一度使ってみて欲しいです。

使い方次第で、今実施している業務、作業の効率が格段に上がるはずです。

おかさん

作業内容次第では、ルーティンの作業自体を限りなくゼロに近づけることも可能です

Notionのプランで迷うかもしれませんが、まずはフリーで始めてから必要に応じて月額課金する、Notion AIをトライアルしてみる、といった形で使ってみると良いでしょう。

他のメモアプリなどを使っていたとしても、Notionへ移行できる場合もあります。
私はEvernoteからNotionへデータ移行しましたが、公式ツールのおかげですんなり移行できました。（参考：『EvernoteのデータをNotionへ移行、エラーなど注意点は？』）

おかさん

ぜひNotionを使ってみてください！