Notionとは?メモにTODO管理、プロジェクト管理と万能アプリ!

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Notionの使い方紹介ページ

Notionとは、メモ、文書管理、タスク管理、データベース、などに使えるクラウド型のアプリです。

個人・チームで使え、「オールインワンのワークスペース」という言い方がされていますが、まさにその通りです。

おかさん
おかさん

私も、仕事でもプライベートでも利用しています!

多くの機能を持っており、かつカスタマイズの柔軟性も高いため、使い方次第で何にでも活用できます。

この記事では、

  • Notionの概要紹介
  • Notionを使うメリット(個人・チームそれぞれ紹介)
  • Notionの基礎知識、基本的な使い方
  • Notionの料金プラン

を紹介します。

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Notionとは、個人・チームで活用できる万能アプリ

Notionドキュメント

Notionは、個人でメモアプリやTODO管理として利用したり、チームでプロジェクト管理や文書管理、タスク管理に、というように、幅広い用途で利用できる、まさに「オールインワンのワークスペース」です。

データはクラウドに保管されているため、

  • Webブラウザで利用するWeb版
  • スマホアプリとして利用するモバイル版
  • PCアプリとして利用するデスクトップ版

のどこからでも、同じデータにアクセスすることができます。

Notionはどこの国の会社?日本語版は?

NotionはアメリカのNotion Labs社により開発、2016年にリリースされました。

その後、2022年11月に日本語版の正式リリースが発表されて以降、日本でも企業・個人ともに急速に広まってきました。

おかさん
おかさん

IT系のスタートアップだけでなく、大企業でも使われています

Notionを使うメリット

Notionを使うメリットは数え上げるときりがありませんが、個人利用・チーム利用の視点から3つずつピックアップしてみます。

個人でNotionを使うメリット

NotionのWikiページ
Notionのページ例

Notionはチームでの利用を意図して作られていますが、個人で利用するのにも十分使えます。

メモだけ取れれば良い!という場合には他にも使いやすいメモアプリはありますが、Notionは機能が多く、カスタマイズも多様にできるため、一つのアプリで様々な用途に対応できます。

おかさん
おかさん

コスト的にも、用途的にも、ぜひ一度Notionを試してみてほしいです!

参考記事:『Evernoteから乗り換え検討、NotionとUpNoteとの比較』

無料でも多くの機能が使える

Notionのフリープランは、個人や家族で利用するには十分過ぎるほどの機能があります。

料金プランのセクションで紹介しているように、フリープランで個人で利用する場合、Notionの各ページ内のブロックの数に制限がありません。(Notionの基本となるブロックについては後のセクションで紹介します)

また、同時編集やチャットツールなど外部ツールとの連携も無料でできるため、個人や家族での利用だと問題ありません。

おかさん
おかさん

私も長年利用したEvernoteからNotionへの乗り換えを行いました

参考:『EvernoteのデータをNotionへ移行、エラーなど注意点は?』

有償化が必要なケースとしては、

  • 10人以上のメンバーでコラボレーションしたい
  • 複数人でブロック数の制限以上使いたい
  • 5MB以上のファイルを添付したい
  • Notion AIを使いたい

といった場合でしょう。

おかさん
おかさん

個人での利用でも、5MB以上のファイル添付やNotion AI利用は、使いたい人も多いのではないいでしょうか?トライアルや月額課金もできるので、一度試してみる価値はあります!

メモ以外にも一つのアプリで様々な用途に使える

メモや文書作成といったテキストデータをためておく以外にも、Notionは色んな用途に使えます。

  • TODO管理、タスク管理
  • 読書リスト、映画リスト、など各種データベースとして情報蓄積
  • Notionカレンダー(これも無料で使える!)でGoogleカレンダーと連携してスケジュール管理
  • Webページなどを簡単に保存
  • ルーティンワークをオートメーション化
  • Notion AIでライティング業務などを効率化

など、数え上げればきりがないほどです。

おかさん
おかさん

カスタマイズもできるため、ほとんどのやりたいことは実現できます!

テンプレートもたくさんあるため、楽にページを作れますよ

情報の整理がしやすい

Notionの場合、ページ単位、ブロック単位、でデータを動かせるため、ざっくりとページに情報をまとめた後でも、ページ移動、ページの階層移動、ブロックの移動、などがかなり柔軟にできます。

また、どこのページでもデータベースを作成することができるため、データの管理が非常にラクです。

チームでNotionを使うメリット

Notionでプロジェクト管理
Notionのプロジェクト管理例

Notionは個人利用でも有益なツールですが、チーム利用(家族での利用にも)でこそ本領発揮するツールです。

複数メンバーでのコラボレーションに必要な機能が作り込まれており、企業での利用を想定して開発されていることがうかがえます。

プロジェクト管理やタスク管理にも使える

プロジェクト管理に必要な、タイムライン表示やカレンダー表示、テーブルでの一覧表示など、これまでは複数のアプリを利用していたところを、Notion一つでまかなえます。

また、データベースを持っていることで、タスクやTODOの管理、データ同士のリンクや各種ビューの切り替え、などが手軽にできる点もチーム利用に適しています。

Notionのタイムライン表示
Notionのタイムライン表示例

共同編集、同時編集ができる

チーム、複数人での利用の必須機能である、同時編集も当然可能です。

ページ内でブロックが分かれていることが、同時編集をしやすくしているように思います。異なるブロックであれば、問題なく同時編集ができます。

おかさん
おかさん

私が長年使ってきたEvernoteも同時編集ができるようになりましたが、Notionの同時編集の安定性は素晴らしいです!

他のツールとの連携がしやすい

大規模なチームになれば、Slackなどのコミュニケーションツールや、Githubでのソースコード管理、といった他ツールを利用しているケースが多いと思います。

Notionは、それらのツールとの連携も問題なく可能です。

おかさん
おかさん

私も会社ではSlackなど各種ツールと連携して利用しています

Notionのサイト上で「コネクテッドワークスペース」という表現がされていますが、まさにツール同士の連携がしやすいワークスペースですね!

\ Notionは無料でも使えます! /

Notionの基本的な使い方

初めてNotionを利用する場合でも、特に何も考えずに利用できます。

ただ、ここで紹介するような基本的なところを理解しておくと、より便利に効率よく使えます。

基本的な知識、使い方を中心に紹介します。

Notionのワークスペース

Notionのアカウントを作成すると、自分だけが所属しているワークスペースができます。

今表示しているワークスペース、ワークスペースの切り替えなどは、左上のメニューからできます。

Notionのワークスペース表示と切り替え
Notionの2つのワークスペースがある状態
参考

Notionヘルプセンター:『ワークスペースの概要』

Notionのチームスペース

一つのワークスペース内に複数のチームスペースを作成することができますが、フリープラン/プラスプランの場合には、プライベートなチームスペースを作成することはできません。

チームスペースは、サイドバーの「チームスペース」セクションで確認できます。

Notionのサイドバーのチームスペース表示

チームスペースの作成は、サイドバーの下の方にある「チームスペースの作成」から行えます。

アイコン、チームスペースの名前、説明を入れて「チームスペースを作成」をクリックすれば完了です。

Notionのチームスペースの新規作成
おかさん
おかさん

チームスペースは特定の領域での情報整理に役立つので、ライターやブロガーでも外注や委託しているメンバーとコラボレーションする場合など、専用のチームスペースを作っておけば便利ですね!

参考

Notionの画面構成

Notionの画面は、大きく左右に分かれており、左がサイドバー(①)、右がエディター(②と③)となっています。

Notionの画面構成

①サイドバー

サイドバーでは、

  • 先に紹介したワークスペースの切り替え
  • 検索や更新一覧、設定などのコントロールパネル
  • チームスペース、お気に入り、シェア、プライベート、など各ページへのアクセス
  • テンプレート、インポート、カレンダー、など各種機能

に、簡単にアクセスできるようになっています。

②③エディター

各ページの編集ができるエディターでは、

  • ②のページのカバー画像やアイコン部分
  • ③のページの内容部分

とに分かれています。②は各ページ毎に自由に設定できます。③については、次のセクションで紹介します。

Notionのページとブロック

Notionを利用するにあたり、特徴的なのがページとブロックです。

Notionのページ

ページは画面構成のところでも紹介した、画面右側部分で、ページは幾つでも階層構造にできます。フォルダの概念はなく、各ページの親子の階層で表現されます。

ページは階層をまたいで自由に移動可能です。

Notionのブロック

ページ内にはブロックと呼ばれる、Notionでの最小単位のパーツを複数置くことができます。

見出しやテキスト、画像、ボタン、などページ内のあらゆる要素がブロックとして扱えます。

またブロックはドラッグ&ドロップで、好きな位置に自由に動かせます。以下をご覧ください。

Notionのブロック紹介動画

参考

Notionヘルプセンター:『ページとコンテンツブロック』

Notionの始め方

Notionを使うには、最初にアカウントの作成が必要です。

以下、アカウント登録の方法、ログインの方法、について解説します。

Notionのアカウント登録

Notionのアカウント登録は、NotionのWebサイトから行います。

Webサイトの「Notionを無料で入手」をクリックすると、

NotionのWebサイトからサインアップ

Notionのサインアップ画面が開きますので、

  • メールアドレスとパスワード
  • Googleアカウント
  • Appleアカウント

のいずれかでアカウント登録しましょう。(企業などでの利用の場合にはシングルサインオン(SSO)も使えます)

Notionのサインアップ画面

Notionのアカウント登録時に、言語設定を選ぶことができます。

最初は「英語」になっているので、日本語に切り替えておきましょう。

アカウント登録が完了すれば、Notionの初期画面となり、使い始めることができます。

Notionのログイン

NotionをWebブラウザから利用する場合は、NotionのWebサイトからログイン可能です。

右上にある「ログイン」またはサインアップの時と同じく「Notionを無料で入手」をクリックすると、サインアップ同様の画面が出てきますので、さきほど作成したアカウントでログインします。

NotionのWebサイトからログイン

アプリの場合にも同様です。

アプリを起動するとログイン画面が出てきますので、アカウント情報を入力してログインします。

Notionのアプリからログイン

Notionの料金プラン

Notionの料金プランはフリーと有料が3プラン

Notionは無料でも使えるフリープランがあります。

個人で利用する場合にはあまり不自由ないですが、複数人で利用する(チームで利用)場合や、5MB以上のファイルを添付したい場合など、用途によっては制限がかかる場合があります。

おかさん
おかさん

そうした場合には、以下の有料プランを検討してみましょう

フリープラスビジネスエンタープライズ
料金無料$8/月$15/月問合せ
特徴同時編集が可能
Slack, Githubとの連携
ベーシックなページアナリティクス
フリーの全機能にプラスで、
チームで使える無制限のブロック
無制限のファイルアップロード
プラスプランの全機能にプラスで、
SAML SSO
プライベートチームスペース
PDFの一括エクスポート
高度なページアナリティクス
ビジネスプランの全機能にプラスで、
ユーザープロビジョニング(SCIM)
高度なセキュリティ設定
監査ログ
ワークスペースアナリティクス
ページとブロック個人は無制限
2名以上は、ブロック制限あり
無制限無制限無制限
ファイルのアップロード最大5MB無制限無制限無制限
ページ履歴7日間30日間90日間無制限
招待可能なゲスト数10名100名250名250名
Notionカレンダー
ワークスペース全体
のエクスポート
(HTML,Markdown,CSV)
チームスペース
(オープン,クローズド)
チームスペース
(プライベート)
Notionのプラン比較表(主要機能)

Notion AIはフリーにも追加できるオプショナルプラン

Notion AIオートフィル

Notion AIは、先の料金プランとは別の、オプショナルなメニューになっています。

以下のように、追加するプランや支払い方法により、金額が変わってきます。

  • フリープランや月払いプランへの追加の場合:メンバー1人あたり月額US$10
  • 年払いの有料プランへの追加の場合:メンバー1人あたり月額US$8

Notion AIでは以下のような機能があります。

Notion AIはトライアルができるので、ぜひ一度試してみて欲しいのですが、効率が断然上がります!

Notion AIの主な機能
  • 自動で文章が書ける(ライティング業務に非常に便利!)
  • Q&Aで質問への回答が自動で得られる
  • 自動入力が使える

テンプレートと組み合わせて利用することで、会議の議事録を自動で要約、ブログなどの記事を自動作成、アイデアブレスト、動画のスクリプトを自動作成、など、使い方は無限大です。

Notionを使って、仕事や日々の作業の効率を上げよう!

Notionを使ったことがない方は、ぜひこの記事を参考に一度使ってみて欲しいです。

使い方次第で、今実施している業務、作業の効率が格段に上がるはずです。

おかさん
おかさん

作業内容次第では、限りなく作業しなくても良くできます!

Notionのプランで迷うかもしれませんが、まずはフリーで始めてから必要に応じて月額課金する、Notion AIをトライアルしてみる、といった形で使ってみると良いでしょう。

他のメモアプリなどを使っていたとしても、Notionへ移行できる場合もあります。
私はEvernoteからNotionへデータ移行しましたが、公式ツールのおかげですんなり移行できました。(参考:『EvernoteのデータをNotionへ移行、エラーなど注意点は?』

おかさん
おかさん

ぜひNotionを使ってみてください!

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