【Evernote Tips】神機能のテンプレート、おすすめの使い方を紹介

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Evernoteのテンプレート機能は神機能

こんにちは、おかさん(@OtonTech)です。

かれこれ10年以上Evernoteの有料プラン”Evernoteプレミアム(現PERSONAL)”を、公私ともに利用していますが、2018年に登場したテンプレート機能が本当に便利で、仕事でもプライベートでも活用しています。

今回は、Evernoteのテンプレート機能の基本的な使い方(テンプレートギャラリー/カスタムテンプレート)と、おすすめの使い方を紹介します。

おかさん
おかさん

Evernoteのテンプレート機能を既に知っていて、カスタムテンプレートの使い方も知ってるよ、という方は、最初からおすすめの使い方をご覧ください!

Evernoteのテンプレート機能とは?

Evernoteのテンプレートには、以下の2種類があります。

1.Evernoteが用意してくれている「テンプレートギャラリー」から選ぶ
2.自分で作成した「カスタムテンプレート」を利用する

※ただし、カスタムテンプレートは有料版「PERSONAL(旧プレミアム)」「PROFESSIONAL」「TEAMS(旧Business)」プランの機能です。
(プランの差異については、「【evernote】有料版(プレミアム)をオススメする5つの理由」の記事をご覧ください)

ふつうは、Evernoteのノートは真っ白な何もない状態で用意されるのですが、このテンプレート機能を使うと、ノートの作成時に決まった枠組み(=テンプレート)を呼び出して使うことができるのです。

おかさん
おかさん

このテンプレート機能がほんとに便利!

議事録、思考のフレームワーク、など色んなテンプレートを使うことで、ノートを書く時間だけでなく、考える時間も効率的にできます!

Evernoteのテンプレート機能の使い方

ここでは、テンプレート機能の基本的な使い方を紹介します。

「テンプレート機能は知ってるよ」
「カスタムテンプレートの作成の仕方も知ってるよ」
という方は、次のおすすめの使い方をご覧ください。

「テンプレートギャラリー」から選ぶ

Evernoteが無料で公開している「テンプレートギャラリー」は、どのプランでも無料で使えます。

2021年1月時点で45個のテンプレートが提供されており、テンプレートのカテゴリも下記のように様々なものがあります。

執筆・創作
Getting Things Done® (GTD)
生活・暮らし
業務管理
マーケティング&営業
議事録・報告書
イベントの計画
自己管理
プロジェクト管理
学校
トラベル

「テンプレートギャラリー」のテンプレートを使う場合には、新しいノートを作成した時(もしくは既にあるノートでも内容を全て削除すれば同じ画面になります)、表示される”テンプレート”を選択します。

Evernoteのテンプレートの適用
Evernoteの新しいノートでテンプレートを選択

次に表示された画面上部の「テンプレートギャラリー」を選択すると、無料で利用可能なテンプレートが表示されるので、使いたいものを選ぶと先ほどのノートに適用されます。

Evernoteのテンプレートギャラリー
パソコンのEvernoteアプリのテンプレートギャラリー

スマホのEvernoteアプリの場合には、以下のような画面になります。(iOSのEvernoteアプリの場合)

「カスタムテンプレート」を作成する/呼び出す

「カスタムテンプレート」は、有料版の各種プランで使えます。(エバーノート有料版に関しては、「【evernote】有料版(プレミアム)をオススメする5つの理由」も参考に!)

「テンプレートギャラリー」のテンプレートはEvernoteが提供している決まったテンプレートですが、この「カスタムテンプレート」は自分で作成したテンプレートを登録しておき、呼び出して使えるというものです。

「カスタムテンプレート」を作成する

「カスタムテンプレート」を作成するには、まずテンプレートの元となるノートを作成します。

例えば、以下のようなブログの記事を書くためのテンプレートを例に説明します。テンプレートにしたい形でノートを作成しておきます。
※ブログのテンプレートについては、「ブログの下書きどうしてる?Evernoteはオススメの下書きツール!」の記事も参考に!

Evernoteのカスタムテンプレートの作成1
カスタムテンプレートの元となるノートを作る

「カスタムテンプレート」として保存しておける状態になったら、ノートの右上の”…”(①)から、テンプレートとして保存(②)を選択します。

Evernoteのカスタムテンプレートの登録の仕方
ノートをカスタムテンプレートとして登録する

すると、テンプレートの名前を入力する画面になるので、名前を付けて保存します。

Evernoteのカスタムテンプレートの名前を付けて保存
テンプレートに名前を付けて保存

これで「カスタムテンプレート」の登録が完了です。

Evernoteのカスタムテンプレートの登録完了
カスタムテンプレートの登録完了

スマホのEvernoteアプリでも、以下のようにカスタムテンプレートの作成・保存が可能です。(iOSのEvernoteアプリの画面例)

Evernoteのモバイルアプリでテンプレート作成
テンプレートの元を作成し右上のメニューをタップ
Evernoteのモバイルアプリでテンプレート保存
メニューからテンプレートを保存する

「カスタムテンプレート」を呼び出す(使う)

登録した「カスタムテンプレート」を利用するには、「テンプレートギャラリー」の場合と同様に、新しいノートで表示される”テンプレート”を選択します。

Evernoteのテンプレートの適用
Evernoteの新しいノートでテンプレートを選択

次に、画面上部の「マイテンプレート」を選択すると、登録されている「カスタムテンプレート」が一覧できます。

この画面で、利用したい「カスタムテンプレート」を選択します。

Evernoteのカスタムテンプレートの適用
カスタムテンプレートの一覧画面であるマイテンプレート

するど、先ほどのノートにテンプレートが適用されます。

テンプレートからノート作成完了

スマホのEvernoteアプリの場合には、テンプレートギャラリーから選ぶ場合と同じく、以下のような画面になります。(iOSのEvernoteアプリの場合)

「カスタムテンプレート」の修正・削除

「カスタムテンプレート」は一度登録すると、テンプレートの内容を修正することはできませんテンプレートの名前は変更可能です。

「マイテンプレート」の画面で、テンプレートにマウスを持っていくと、右上に”…”のメニューアイコンが表示されます。

それをクリックすると、以下のようなメニューが表示されますので、ここからテンプレートの名前を変更したり、テンプレートを削除したりすることができます。

Evernoteのカスタムテンプレートの削除
カスタムテンプレートの名前の変更・削除

登録した「カスタムテンプレート」を変更したい場合には、一旦「カスタムテンプレート」を呼び出して、内容を変更し、再度「カスタムテンプレート」として登録します。

同じようなテンプレートが登録されるため、以前のテンプレートは削除しておきましょう。

Evernoteのテンプレート機能、おすすめの使い方

テンプレート機能を利用するときに、テンプレートを使うと時間短縮になる、のはもちろんなのですが、それよりも大事なことがあります。

テンプレートを使うことが目的ではなく、テンプレートを使って本来したかったことにフォーカスできるようにすること

ミーティングの議事録であれば、テンプレートを使うことでヌケ・モレなく記載でき議事録作成の効率が上がるのは当然ですが、ミーティングの事前準備・事後のアクションアイテムの管理、にも活用することで、単に議事録を作成するだけでなくミーティングそのものの目的を達成しやすくなります。

個人の目標であれば、テンプレートを使うことで目標設定がしやすくなります。それは当然として、目標設定段階や目標管理のときにもテンプレートにある項目をベースに行うと、個人の目標達成がより現実的になります。

おかさん
おかさん

テンプレートに使われるのではなく、テンプレートを使い倒そう!

オススメテンプレート:ミーティングの議事録

Evernoteの「テンプレートギャラリー」の会議カテゴリにある”ミーティングの議事録”テンプレートです。(”会議のアジェンダ”というテンプレートもあります)

Evernoteのテンプレートギャラリーのミーティング議事録
「テンプレートギャラリー」の”ミーティングの議事録”テンプレート

仕事でミーティングを行うことがある人は多いと思いますが、あんがい議事録の作成の仕方や事前・事後にすることまで気を配る人は多くないのではないでしょうか。

ミーティングでは、

1.ミーティングの事前準備
2.ミーティング中の会議メモ
3.ミーティングのフォローアップ、アクションアイテムの管理

とざっくり分けて3段階あります。

この議事録テンプレートは、単に2の会議メモを取りやすくするだけではなく、1の段階での準備事項に不足はないか?3の段階でのフォローアップ、アクションアイテムの管理はモレていないか?という確認にも使えます。

おかさん
おかさん

むしろ、1,3が重要!

これが先ほど言った「テンプレートを使って本来したかったことにフォーカス」ということです。

オススメテンプレート:年間目標

Evernoteの「テンプレートギャラリー」の自己管理カテゴリにある”年間目標”テンプレートです。

Evernoteのテンプレートギャラリーの年間目標
「テンプレートギャラリー」の”年間目標”テンプレート

年初や期初に個人の年間目標を立てる方は多いと思います。

「目標を立ててそれっきりなんだよね」
「目標立てても、気づいたら年末に…」

という方も多いのではないでしょうか?

こうしたテンプレートを利用して、なぜその目標を立てたのか?目標を細分化して計画に落とし込む、アクションを設定する、まで行っておくと、より目標達成の可能性が高まります。

また、こちらで紹介しているEvernoteのリマインダーをノートに設定しておけば、目標設定した時期にリマインドもしてくれます。

おかさん
おかさん

この目標設定ノートと、リマインダー機能は、個人の目標管理に必須ですね!

「カスタムテンプレート」のオススメの使い方

先に紹介したテンプレートは、どれもEvernoteが提供している公式のものです。
自分の使いやすいようにカスタマイズするには、Evernote有料版「プレミアム」「Business」プランで利用可能な「カスタムテンプレート」を利用することで可能です。

会社のミーティングに合わせた議事録テンプレートや、個人の目標のテンプレートをアレンジすることで、より自分にあった形でテンプレートを活用できます。

例えば、カスタムテンプレートの作成の仕方で紹介したブログの記事を書くためのテンプレート、このテンプレートを自分流に作り込んでおくことで、ブログの記事を書く効率が飛躍的に上がります。

Evernoteのカスタムテンプレートの作成1
例:ブログの記事を書くための「カスタムテンプレート」(一部のみ記載)
おかさん
おかさん

こうしたテンプレートは、まさに思考のフレームワークですね!

ブログの下書きについては、「ブログの下書きどうしてる?Evernoteはオススメの下書きツール!」も参考にご覧ください!

 

Evernoteのテンプレート おすすめの使い方のまとめ

神機能であるEvernoteのテンプレート機能について、テンプレートギャラリー/カスタムテンプレートの基本的な使い方と、テンプレートのおすすめの使い方(考え方)について紹介しました。

Evernoteのテンプレート機能は、使いこなせば作業効率がアップするだけでなく、考える時間の効率アップにもつながります。

おかさん
おかさん

ぜひ、Evernoteのテンプレート機能を使いこなして、本来の目的にフォーカスしましょう!

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