【zoom】スマホ/パソコンでファイル共有/ファイル送信、情報共有を効率的に!

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zoomのファイル共有記事のアイキャッチ画像

こんにちは、おかさん(@OtonTech)です。

おかさん
おかさん

オンライン会議便利なんやけど、もうちょっと情報の共有が、効率よくならへんかな…

zoom会議中に、スマホやPCにある画像やファイルを共有すると、効率良く進めることができます。ファイル送信(転送)や、ストレージサービスと連携することで、さらに効率良くできます。

ふだんリモートワークをしているため、仕事でTeamsやzoomを頻繁に利用しています。

仕事でも良く使う、会議を効率よく進めるTipsを紹介しています。

  • zoomのスマートフォン/PCアプリを使ったファイル共有の方法
  • zoomで共有ファイルを編集する方法
  • zoomとストレージサービスとの連携方法
  • zoomのチャットを利用したファイル送信(ファイル転送)の方法
おかさん
おかさん

zoomで情報共有を効率的にするためのいくつかの方法を紹介するよ

zoomのスマートフォンアプリ(App)でファイル共有

zoomのスマートフォンAppでは、基本的に画面共有でファイルの共有を行います。

こども
こども

なんや、ふつうやん!

おかさん
おかさん

ちゃうねん、やり方にひと工夫あるねん!

スマホで画面共有を選択
zoomのスマホアプリの画面共有ボタンを押した状態

この中から、いくつかの方法を見ていきます。

おかさん
おかさん

zoomのアカウントを持っていても、持っていなくても、会議参加者は誰でも利用できる機能だよ

zoomで”画面”の共有

スマートフォンの画面自体を共有する機能は、思った以上に使えます。
編集Appや画像加工Appなど、スマートフォンにある他のAppの機能を使いながら、会議することができるためです。

ただし、スマートフォンの場合は共有している画面がスマートフォンに表示されているため、zoomの画面を見ながら他の画面を共有することはできません。

zoomのスマホアプリで画面共有
Zoomで画面共有の”画面”選択時

「ブロードキャストを開始」を選択すると、共有が開始します。

下の写真のように、Zoom App以外のAppに切り替えると、そのAppの画面が共有できます。

zoomのスマホアプリ利用中のアプリの切り替え
Zoom App利用中のApp切り替え
おかさん
おかさん

オススメその1:
Google Driveアプリでファイルを共有する!

zoomのスマホアプリでGoogle Driveアプリを画面共有
Google Drive上のファイルを共有している状態

この場合、共有してるFileを編集することできへんやん!!

おかさん
おかさん

そんなときは、オススメその2:
Google ドキュメントAppなら、共有しているFileを編集できるよ

zoomのスマホアプリでGoogleドキュメントアプリを画面共有
Google ドキュメントAppで編集しながら画面共有

PCでの画面共有ならふつうのことですが、スマートフォンでもファイルを編集しつつ共有することが可能です。

スマートフォンの画面・音声ともに共有されるため、音楽Appなどを立ち上げていると、音声も共有されることになります。

zoomで”写真”を共有

写真フォルダ内にある画像を共有できます。

会議で使う書類などを予め写真で取り込んでおくと、その画像を一緒に見て会議が可能になります。

おかさん
おかさん

画面に映った画像に書き込みも可能!

あくまでzoomでの画面上での書き込みなので、元の画像に書き込んでいるわけではありません。

zoomで”各種ストレージサービス”から共有

DropboxやGoogle Driveなど、他のストレージサービスにあるファイルの共有も可能です。

他サービスの文書を参照するため、それぞれのサービスへのログインと、zoomの許可が必要です。

以下、Google Driveの例です。

Google Drive内のファイルを選択し、共有します。

この場合、ファイルの編集はできません。

共有したファイルに対しては、写真と同様に注釈ツールで書き込み可能です。

写真と同様、元ファイルに対する書き込みではありませんので、Google Drive内のファイルはそのままです。

zoomで”WebサイトURL”を共有

URLを入力して、同じWebサイトのページを見て会議が可能です。

zoomのスマホアプリでWebサイトURLでの画面共有

この場合も、注釈ツールで書き込みOK!

zoomのPCアプリ(App)でファイル共有/ファイル送信(転送)

zoomのPC Appの場合、スマートフォンでの画面共有よりもできることが広がります。

スマートフォンではできなかった、ファイル送信(転送)も可能になります。

zoomのPC Appで画面共有

zoom会議に参加している状態で、真ん中にある”画面を共有”を押すと…

zoomのPCアプリでサインインなしでミーティングに参加
zoomのPCアプリで会議に参加した状態

以下の画面共有のベーシック画面となります。

この方法だと、PC上の他のAppを使いながら画面共有がOK。

おかさん
おかさん

もちろん、共有しているファイルを編集もできるねん!

ホワイトボードで、文字やイラストを書きながら共有するのは使い勝手がいいです。

おかさん
おかさん

絵をかきながらイメージを共有するのに便利!

zoomのPCアプリでホワイトボードの共有
zoomのPCアプリのホワイトボードを共有している状態

zoomのPC Appでファイル送信(転送)

zoomのPC Appでファイルを共有する1つの方法として、チャットでファイル送信(ファイル転送)するやり方があります。

会議画面からチャットを選ぶと、以下のようにチャット画面が表示されます。

zoomのPCアプリでのチャットでファイル転送

チャット画面の右下の”ファイル”を選ぶと、送信(転送)できます。

おかさん
おかさん

画面共有ではなく、ファイル自体を送って共有する方法だよ

会議中に何ページもあるパワーポイントのスライドや、PDF文書などを、ファイル共有しているページ以外を見たい/手元で他のページを見たい、というような場合には、ファイル送信(転送)でファイルを共有してもらうと便利です。

zoomとDropboxとの連携

zoomのアカウントを持っていることが前提ですが、Dropboxと連携すると、さらにできることが広がります。

  • Dropboxから直接zoomミーティングを作成・参加
  • Dropboxからいますぐzoomミーティングを開始
  • zoom会議の録音・録画データを自動でDropboxに保存

手順としては、”各種ストレージサービス”から共有で紹介したGoogle Driveと同じです。

以下のようなDropboxのページから、”zoomとリンク”を押すと…

zoomとDropboxをリンクさせるトップページ

Dropboxとzoomの許可画面が表示されます。

zoom会議の録音・録画データが自動でDropboxに保存(コピー)されるようになりますので、Dropboxへのコピーの完了通知が欲しい場合には、以下の画面で”有効”にします。

zoomクラウド記録をDropboxへコピーする機能を有効にする画面

以上でzoomとDropboxの連携の完了です!

zoomとDropboxの連携の確認は、zoomのWeb版でサインインした後、個人アカウントの”リンク済みアプリ”から確認できます。

Webのアカウント画面でのリンク済みアプリの確認

zoomのミーティング中にファイル共有/ファイル送信のまとめ

zoomのスマートフォン/PCのアプリケーションを使って、ファイルを共有/ファイル送信する方法を紹介しました。

zoomの機能を使って、画像を共有、書き込みを行う、ファイルを編集しながら共有する、ファイル送信(転送)など、会議での情報共有を効率的に行えるTipsです。

おかさん
おかさん

ビデオや音声のみでは伝わりにくいという場合には、ぜひファイル共有の機能を利用してみてはいかがでしょうか?

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