【zoom】スマホ/パソコンアプリのファイル共有で情報共有を効率的に!

zoomのファイル共有記事のアイキャッチ画像

こんにちは、おかさん(@OtonTech)です。

おかさん
おかさん

オンライン会議便利なんやけど、もうちょっと情報の共有が、効率よくならへんかな…

今回の記事は、そんな人に役に立つ、zoom会議を効率良くするTipsについてです。

この記事を読めば、次のようなことが分かります。

  • zoomのスマートフォン/PCアプリを使ったファイル共有の方法
  • zoomで共有ファイルを編集する方法
  • zoomとストレージサービスとの連携方法
  • zoomのチャットを利用したファイル転送の方法
おかさん
おかさん

zoomで情報共有を効率的にするためのいくつかの方法を紹介するよ

zoomのスマートフォンアプリ(App)でファイル共有

zoomのスマートフォンAppでは、基本的に画面共有でファイルの共有を行います。

こども
こども

なんや、ふつうやん!

おかさん
おかさん

ちゃうねん、やり方にひと工夫あるねん!

スマホで画面共有を選択
zoomのスマホアプリの画面共有ボタンを押した状態

この中から、いくつかの方法を見ていきます。

おかさん
おかさん

zoomのアカウントを持っていても、持っていなくても、会議参加者は誰でも利用できる機能だよ

zoomで”画面”の共有

スマートフォンの画面自体を共有する機能は、思った以上に使えます。
編集Appや画像加工Appなど、スマートフォンにある他のAppの機能を使いながら、会議することができるためです。

ただし、スマートフォンの場合は共有している画面がスマートフォンに表示されているため、zoomの画面を見ながら他の画面を共有することはできません。

zoomのスマホアプリで画面共有
Zoomで画面共有の”画面”選択時

「ブロードキャストを開始」を選択すると、共有が開始します。

下の写真のように、Zoom App以外のAppに切り替えると、そのAppの画面が共有できます。

zoomのスマホアプリ利用中のアプリの切り替え
Zoom App利用中のApp切り替え
おかさん
おかさん

オススメその1:
Google Driveアプリでファイルを共有する!

zoomのスマホアプリでGoogle Driveアプリを画面共有
Google Drive上のファイルを共有している状態

この場合、共有してるFileを編集することできへんやん!!

おかさん
おかさん

そんなときは、オススメその2:
Google ドキュメントAppなら、共有しているFileを編集できるよ

zoomのスマホアプリでGoogleドキュメントアプリを画面共有
Google ドキュメントAppで編集しながら画面共有

PCでの画面共有ならふつうのことですが、スマートフォンでもファイルを編集しつつ共有することが可能です。

スマートフォンの画面・音声ともに共有されるため、音楽Appなどを立ち上げていると、音声も共有されることになります。

zoomで”写真”を共有

写真フォルダ内にある画像を共有できます。

会議で使う書類などを予め写真で取り込んでおくと、その画像を一緒に見て会議が可能になります。

おかさん
おかさん

画面に映った画像に書き込みも可能!

あくまでzoomでの画面上での書き込みなので、元の画像に書き込んでいるわけではありません。

zoomで”各種ストレージサービス”から共有

DropboxやGoogle Driveなど、他のストレージサービスにあるファイルの共有も可能です。

他サービスの文書を参照するため、それぞれのサービスへのログインと、zoomの許可が必要です。

以下、Google Driveの例です。

Google Drive内のファイルを選択し、共有します。

この場合、ファイルの編集はできません。

共有したファイルに対しては、写真と同様に注釈ツールで書き込み可能です。

写真と同様、元ファイルに対する書き込みではありませんので、Google Drive内のファイルはそのままです。

zoomで”WebサイトURL”を共有

URLを入力して、同じWebサイトのページを見て会議が可能です。

zoomのスマホアプリでWebサイトURLでの画面共有

この場合も、注釈ツールで書き込みOK!

zoomのPCアプリ(App)でファイル共有

zoomのPC Appの場合、スマートフォンでの画面共有よりもできることが広がります。

zoomのPC Appで画面共有

zoom会議に参加している状態で、真ん中にある”画面を共有”を押すと…

zoomのPCアプリでサインインなしでミーティングに参加
zoomのPCアプリで会議に参加した状態

以下の画面共有のベーシック画面となります。

この方法だと、PC上の他のAppを使いながら画面共有がOK。

おかさん
おかさん

もちろん、共有しているファイルを編集もできるねん!

ホワイトボードで、文字やイラストを書きながら共有するのは使い勝手がいいです。

おかさん
おかさん

絵をかきながらイメージを共有するのに便利!

zoomのPCアプリでホワイトボードの共有
zoomのPCアプリのホワイトボードを共有している状態

zoomのPC Appでファイル転送

zoomのPC Appでファイルを共有する1つの方法として、チャットで転送するやり方があります。

会議画面からチャットを選ぶと、以下のようにチャット画面が表示されます。

zoomのPCアプリでのチャットでファイル転送

チャット画面の右下の”ファイル”を選ぶと、送信(転送)できます。

おかさん
おかさん

画面共有ではなく、ファイル自体を送って共有する方法だよ

zoomとDropboxとの連携

zoomのアカウントを持っていることが前提ですが、Dropboxと連携すると、さらにできることが広がります。

  • Dropboxから直接zoomミーティングを作成・参加
  • Dropboxからいますぐzoomミーティングを開始
  • zoom会議の録音・録画データを自動でDropboxに保存

手順としては、”各種ストレージサービス”から共有で紹介したGoogle Driveと同じです。

以下のようなDropboxのページから、”zoomとリンク”を押すと…

zoomとDropboxをリンクさせるトップページ

Dropboxとzoomの許可画面が表示されます。

zoom会議の録音・録画データが自動でDropboxに保存(コピー)されるようになりますので、Dropboxへのコピーの完了通知が欲しい場合には、以下の画面で”有効”にします。

zoomクラウド記録をDropboxへコピーする機能を有効にする画面

以上でzoomとDropboxの連携の完了です!

zoomとDropboxの連携の確認は、zoomのWeb版でサインインした後、個人アカウントの”リンク済みアプリ”から確認できます。

Webのアカウント画面でのリンク済みアプリの確認

まとめ

zoomのスマートフォン/PCのアプリケーションを使って、ファイルを共有する方法を紹介しました。

zoomの機能を使って、画像を共有、書き込みを行う、ファイルを編集しながら共有する、など、会議での情報共有を効率的に行えるTipsです。

おかさん
おかさん

ビデオや音声のみでは伝わりにくいという場合には、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか?

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